Laptop oder PC von der Steuer absetzen - so geht's

Wenn der PC oder Laptop nicht nur privat, sondern auch beruflich genutzt wird, sind die Kosten von der Steuer absetzbar. Für Freiberufler oder Menschen, die hin und wieder von zu Hause arbeiten, lohnt sich die Berücksichtigung bei der nächsten Steuererklärung durchaus!

Für Eilige: Wer kann welche Kosten absetzen?

Den PC von der Steuer absetzen kann jeder, der nachweislich mit ihm arbeitet. Wer den Laptop von der Steuer absetzen möchte, muss einige Dinge beachten. Grundsätzlich ist die steuerliche Geltendmachung möglich, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Geräte auch beruflich genutzt werden. Der Staat geht pauschal davon aus, dass Laptop oder PC jeweils zur Hälfte beruflich bzw. privat genutzt werden. Infolgedessen kann man die Hälfte der Anschaffungskosten des PCs bzw. des Laptops von der Steuer relativ problemlos absetzen. Falls der berufliche Anteil der regelmäßigen Nutzung aber in der Realität bei über 50 Prozent liegt, muss das penibel nachgewiesen werden. Das Finanzamt möchte genau wissen, wofür, wann und wie lange man sich täglich beruflich mit dem Gerät beschäftigt. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber schriftlich bestätigt, dass der Mitarbeiter seinen PC oder Laptop voll beruflich nutzt. Bei der Steuer kann dann das Schreiben als Beleg eingereicht werden und so der komplette Anschaffungspreis von der Steuer abgesetzt werden.

In welcher Höhe können Anschaffungskosten abgesetzt werden?

Seit 2018 gilt: Wenn die Anschaffungskosten bei maximal 952 Euro brutto liegen, kann man den kompletten PC mit der Steuererklärung für 2018 absetzen. Hat er mehr gekostet, dann muss er über 3 Jahre abgeschrieben werden – dazu jedoch später mehr. Im Jahr 2017 galt noch ein maximaler Anschaffungspreis von 487,90 Euro brutto, um den PC im gleichen Jahr bei der Steuererklärung vollständig geltend zu machen. Wenn die initialen Kosten allerdings über diesen festen Beträgen liegen, so müssen die Kosten über drei Jahre abgeschrieben werden. Einzutragen sind die jeweiligen Beträge in der sogenannten Anlage N der Steuererklärung. Kaufbelege sowie spezielle Nachweise müssen auf jeden Fall beigelegt werden, sonst kann das Finanzamt nicht überprüfen, ob alle Angaben der Wahrheit entsprechen.

Aufteilung der Kosten wegen gemischter Nutzung: PC von Steuer absetzen

Generell kann man den PC von der Steuer absetzen, wenn er auch tatsächlich beruflich genutzt wird. Der Staat geht dann pauschal von einer 50:50-Regelung aus. Nutzen Sie Ihren privaten Laptop, um für die Arbeit zu recherchieren, E-Mails zu schreiben oder sich für einen neuen Job zu bewerben, haben Sie die Möglichkeit Ihren Laptop bzw. den PC von der Steuer abzusetzen. In diesem Fall ist es auch ganz egal, ob Sie das Gerät mit zur Arbeit nehmen oder ob Sie es ausschließlich zu Hause nutzen - den PC von der Steuer absetzen kann man so oder so. Es kommt lediglich darauf an, zu welchem Zweck er genutzt wird.

Die primär geschäftliche Nutzung privater Hardware

Wenn das Gerät ausschließlich oder primär beruflich genutzt wird, haben Sie natürlich ebenfalls die Möglichkeit dieses von der Steuer abzusetzen. Hier gibt es jedoch eine klare Grenze von 90 Prozent. Es wird stets davon ausgegangen, dass Laptop oder PC wenigstens zu 10 Prozent auch privat genutzt werden. In diesem Fall müssen Sie dem Finanzamt glaubhaft darlegen, dass Sie das Gerät primär für berufliche Zwecke verwenden. Hierzu müssen alle Tätigkeiten mit Uhrzeit, Datum, Dauer und dem Zweck der Nutzung dokumentiert werden. Das kann ganz schön zeitaufwendig werden.

Laptop von Steuer absetzen oder abschreiben: Eine Frage der Kosten?

Bereits seit dem 1. Januar können sogenannte "Geringwertige Wirtschaftsgüter" bis zu einem festen Wert von 800 Euro netto sofort abgeschrieben werden. Vorher waren es gerade einmal 410 Euro. Hat das Gerät also nur 800 Euro gekostet, so kann man den Laptop von der Steuer absetzen - sogar in voller Höhe. Wenn die tatsächliche Kaufsumme aber über diesem Betrag liegt, kann man den Laptop nicht von der Steuer absetzen, sondern muss diesen zwingend abschreiben.

Das bedeutet für den Nutzer, dass die gesamten Kosten über mehrere Jahre pro Steuererklärung gleichmäßig zu verteilen sind. In Fachkreisen nennt man dieses Vorgehen lineare Abschreibung. Bei technischen Gräten sieht das Finanzamt lediglich eine Nutzungsdauer von drei Jahren vor. Die Gesamtkosten müssen anschließend auf das Jahr heruntergerechnet werden.

Beispiel: Es wird ein PC im Wert von 1.200 Euro gekauft, welcher in der aktuellen Erklärung von 2018 nur vier Monate abgeschrieben werden kann. Das sind konkret 133,34 Euro. Für die komplette Nutzungsdauer bedeutet das:

Jahr 1: 133,34 Euro als Abschreibung
Jahr 2: 400 Euro als Abschreibung
Jahr 3: 400 Euro als Abschreibung
Jahr 4: 266,67 Euro als Abschreibung

Im vierten und letzten Jahr des steuerlichen Absetzens wird nur noch der Restbetrag verrechnet, welcher nach der gleichmäßigen Verteilung auf Jahr 2 und Jahr 3 übrig bleibt.

Nicht selbständig nutzungsfähige Geräte zusammen mit Laptop von Steuer absetzen

Bei Geräten wie Scannern, Mäusen oder Druckern gilt eine separate Regelung. Laut Steuerrecht sind dies keine selbstständig nutzungsfähigen Geräte und können daher auch nicht in voller Höhe abgesetzt werden. Die separaten Geräte müssen zusammen mit PC oder Laptop abgesetzt werden bzw. ebenfalls über drei Jahre abgeschrieben werden. Die Kosten der Komponenten werden also zusammengefasst und als ein einziges Arbeitsmittel in der Steuererklärung erfasst.